Önce kavram: hangi belge, ne zaman?

Faturalar ekranındaki Alış Faturası düğmesinin yanındaki oka basınca üç belge türü çıkar. Aralarındaki fark sadece isim değil — hesaplama biçimleri de farklıdır:

Belge	Ne zaman?	Toplam nasıl bulunur?
Alış Faturası	Tedarikçi size fatura kesti	KDV hariç tutar + KDV
Gider Makbuzu	Fatura yok (küçük masraf, serbest meslek ödemesi)	Brüt tutar − stopaj
Satış Faturası	Site bir gelir faturası kesiyor (baz istasyonu kirası gibi)	KDV hariç tutar + KDV

Dikkat: Gider makbuzunda vergi eklenmez, düşülür. Türkiye için ekran da buna göre değişir: "KDV Hariç / KDV" yerine "Brüt" ve "Stopaj" alanlarını görürsünüz. Kesinti yoksa stopajı 0 bırakın.

1. Adım — Boş ekranla tanışın

Sol menüde Finans → Faturalar. Yeni bir sitede burası boştur; tüm gider belgeleri (ve varsa satış faturaları) bu tek listede toplanır.

Faturalar ekranı, henüz fatura kaydedilmemiş — Faturalar ekranı. Sağ üstteki düğmenin oku üç belge türünü açar.

2. Adım — Tedarikçiyi tanımlayın

Faturayı bir cariye bağlamadan girmeyin. Cari, o firmayla olan tüm alışverişin tek bir hesapta toplanmasını sağlar — "Yıldız Temizlik'e ne kadar borcumuz kaldı?" sorusunun cevabı ancak böyle tek tıkla alınır.

Finans → Cari Hesaplar ekranı sakinleri, malikleri, tedarikçileri ve çalışanları aynı listede tutar; kim olduklarını Tipler sütunundaki etiket ayırır.

Cari Hesaplar ekranı, yalnız sakinler listelenmiş — Tedarikçi eklemeden önce: listede yalnız sakinler ve yönetici var.

Yeni Cari deyin, tür olarak Firma seçin ve Tedarikçi etiketini verin. Vergi numarası ile e-posta alanlarını doldurmak zorunlu değil ama doldurursanız fatura ve yazışma bilgileri hazır olur.

Firma nasıl seçilir? Açılan Yeni Cari Hesap penceresinde en üstteki Cari Tipi açılır listesini tıklayın ve Firma'yı seçin. Seçer seçmez ad/soyad alanları yerine tek bir Firma Ünvanı alanı gelir (örn. "Yıldız Temizlik Ltd."). Ardından Roller bölümünden Tedarikçi'yi işaretleyin; istersen aşağıdaki Vergi No alanını da doldur.

Yeni Cari Hesap penceresi: Cari Tipi açılır listesinde Firma seçili, Firma Ünvanı 'Yıldız Temizlik Ltd.', Roller'de Tedarikçi işaretli — **Cari Tipi → Firma** seçilince ad/soyad yerine **Firma Ünvanı** alanı gelir; **Roller**'den **Tedarikçi** işaretlenir.

Cari Hesaplar listesinde Yıldız Temizlik Ltd. tedarikçi etiketiyle görünüyor — Yıldız Temizlik Ltd. eklendi: **Firma** olarak, **Tedarikçi** etiketiyle, vergi numarasıyla.

İpucu: Kişi kartında ad ve soyad ayrı ayrı istenir; firmalarda soyad yoktur, bu yüzden tür olarak Firma seçmeyi unutmayın.

3. Adım — Alış faturasını girin

Faturalar ekranında + Alış Faturası. Doldurulacaklar:

Alan	Örneğimizde	Not
Cari	Yıldız Temizlik Ltd.	Bir önceki adımda açtığınız tedarikçi
Fatura No	YT-2026-0814	Tedarikçinin fatura numarası — elle yazılır
Fatura Tarihi	01.08.2026	Faturanın kesildiği gün
Vade	31.08.2026	En geç ödeme günü; gecikme takibi buna göre yapılır
KDV Hariç	18.000,00	Matrah
KDV	3.600,00	%20

Kaydedince fatura Açık durumunda listeye düşer ve toplamı 21.600,00 olarak hesaplanır — siz toplamı yazmazsınız, sistem KDV hariç tutara KDV'yi ekler.

Faturalar listesinde 21.600 TL tutarında açık durumda alış faturası ve üstünde Borç Durumu özeti — Açık fatura: **Toplam 21.600,00 · Ödenen 0,00 · Kalan 21.600,00**. Üstteki **Borç Durumu** şeridi ödenmemiş faturaları tedarikçi bazında toplar.

Borç Durumu şeridi yalnız ödenmemiş faturaları sayar ve tedarikçi başına toplam borcu, vadesi geçmiş tutarı ve en eski gecikmiş vadeyi gösterir. Gecikenler 1-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ gün olarak yaşlandırılır; hangi tedarikçinin ne kadar beklediği tek bakışta görünür. Bütün faturalar ödendiğinde şerit kendiliğinden kaybolur.

4. Adım — Faturayı ödeyin

Fatura satırındaki ödeme simgesine basın. Tutar, tarih ve ödeme yöntemi (Banka Hesabı / Nakit Kasası) girilir. Bir de kategori seçin — bu, gideri bütçe ve raporlarda doğru satıra yazan alandır; örneğimizde Temizlik Gideri.

Aynı fatura Ödendi durumunda, kalan 0,00 — Ödeme sonrası: durum **Ödendi**, **Kalan 0,00**. Borç Durumu şeridi kayboldu — açık borç kalmadı.

Kısmi ödeme yapabilirsiniz. Tutarı düşürerek girin; fatura açık kalır ve kalan bakiye ile Borç Durumu şeridinde görünmeye devam eder. Kalanı sonra ikinci bir ödemeyle kapatırsınız.

5. Adım — Faturasız harcama: gider makbuzu

Her harcamanın faturası olmaz: kırtasiye, küçük tamir malzemesi, serbest meslek makbuzuyla çalışan bir usta… Bunlar için Finans → Gider Fişi ekranını kullanın.

Gider Fişi ekranı, henüz kayıt yok — Gider Fişi ekranı: fatura gerektirmeyen küçük gider ve harcama kayıtları.

Alış faturasından iki farkı var: cari zorunlu değildir (kimden aldığınız belgelenmemiş olabilir) ve belge numarasını siz yazmazsınız — sistem EV-2026-0001 biçiminde, yıl bazlı sıralı numara verir.

Gider Fişi listesinde EV-2026-0001 numaralı 450 TL tutarında kayıt — 450,00 ₺'lik kırtasiye masrafı, otomatik **EV-2026-0001** numarasıyla.

6. Adım — Paranın kasadan çıktığını doğrulayın

Belge girmek yetmez; asıl soru kasadan gerçekten para çıktı mı. Bunu Finans → Kasa & Banka ekranından görürsünüz. Aidat tahsilatları yeşil Gelir, fatura ödemeleri kırmızı Gider satırıdır.

Kasa ve Banka ekranında bir gider ve üç gelir hareketi — Aynı defterde iki yön: 3.200,00 ₺ aidat tahsilatı (Nakit Kasası) ve 21.600,00 ₺ temizlik ödemesi (Banka Hesabı).

Satırdaki kategori (Temizlik Gideri) ödeme sırasında seçtiğiniz alandır ve bütçe karşılaştırmasında bu gideri doğru kaleme yazar. Kategori seçmeyi atlarsanız harcama kasada görünür ama raporda sınıflandırılmamış kalır.

Sık sorulanlar

Faturayı girdim ama henüz ödemedim. Kasada görünmeli mi?

Hayır. Fatura bir borç kaydıdır, kasa hareketi değil. Kasada ancak ödediğiniz gün görünür. Ödenmemiş faturalar Borç Durumu şeridinde beklerler.

Bir faturayı yanlış girdim, silebilir miyim?

Ödeme yapılmamış bir fatura düzenlenebilir. Ödeme yapıldıysa önce ödemeyi geri almanız gerekir — aksi halde kasa bakiyesi ile belgeler birbirini tutmaz.

Gideri belli bir binaya yazabilir miyim?

Evet, fatura formundaki Mülk alanı isteğe bağlıdır. Site geneline ait bir harcamada (örneğimizdeki gibi) boş bırakın; yalnız bir bloğu ilgilendiren bir onarımda o binayı seçin.

Stopajı nereye yazacağım?

Gider makbuzu seçtiğinizde ekran kendiliğinden Brüt ve Stopaj alanlarına döner. Brüte 1.000 ₺, stopaja 200 ₺ yazarsanız belge toplamı 800 ₺ olur — yani ödenecek net tutar. Kesinti yoksa stopajı 0 bırakın.

Aynı tedarikçiye her ay aynı fatura geliyor.

Düzenli ödemeler için Ödeme Planları'nı kullanabilirsiniz; plan vadeleri kendiliğinden üretir. Tutarı her ay değişen faturaları (elektrik, su) elle girmek daha doğrudur.

Sıradaki adım

Gelir ve gider artık aynı defterde. Sırada bunları geleceğe taşımak var: bütçe hazırlama ve plan/gerçekleşen karşılaştırması — bir sonraki rehberde.

Giderler Nasıl Kaydedilir?